Profilo aziendale
De Longhi è il g ruppo leader nel settore del benessere nei seguenti segmenti di business: riscaldamento, climatizzazione, trattamento dell'aria, cottura e preparazione dei cibi, pulizia della casa e stiro.
De Longhi, attiva in tutto il mondo, presenta un fatturato (2005) di 1.257,7 milioni di Euro così ripartito tra i diversi Paesi: 24% in Italia, 13% nel Regno Unito, 34% nel Resto d’Europa, 8% in Nord America, 4% in Giappone e 17% nel Resto del Mondo.
Idee e innovazioni, ricerca e sviluppo, know-how produttivo, importanza del brand e importanza internazionale sono i punti di forza dell’azienda e ne fanno un leader multispecialista in continua crescita.
Esigenze che hanno portato l’Azienda alla conservazione sostitutiva dei documenti
La complessità della gestione del cartaceo – in parte affidata ad un fornitore esterno – e l’esigenza di migliorare i flussi in azienda e di disporre di documenti più facilmente e velocemente accessibili hanno portato De Longhi ad una soluzione di conservazione sostitutiva.
Le esigenze di partenza dell’azienda erano basate sulla gestione di elevati volumi di documenti: giornali bollati (3000 pagine al mese per la sola Capogruppo), registri IVA, schede contabili (250.000 fogli annui di libri contabili), schede di magazzino, fatture (180.000 fatture all’anno). Era necessario contenere i rischi fisici di perdita dei documenti e ovviare ai problemi di consultazione dei documenti cartacei conservati per liberare spazi e consentire una consultazione sinergica dei documenti tra i vari uffici.
I documenti su cui si è agito sono stati i seguenti:
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Fatture attive
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Schede contabili
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Inventario magazzino
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Schede magazzino
La soluzione adottata ed i vantaggi conseguiti
La soluzione che è stata adottata è LegalDoc in modalità ASP, con delega a InfoCert del ruolo di Responsabile della Conservazione.
Considerando solo una parte dei documenti portati in conservazione sostitutiva, schede contabili, inventario magazzino e schede magazzino (circa 250.000 fogli annui), De Longhi ha stimato un risparmio lordo di circa 50.000 Euro l’anno.
Tale risparmio deriva dalla considerazione dei costi più facilmente identificabili: stampe che non verranno più realizzate, una risorsa dedicata alla stampa, costi di magazzino (affitto e manutenzione degli spazi).
Grazie alla conservazione sostitutiva, De Longhi ha quantificato in 30.000 Euro il risparmio annuo, al netto dei costi di investimento.
Inoltre il progetto ha avuto un impatto limitato sull’organizzazione: non vi sono state rivoluzioni nelle abitudini lavorative dei dipendenti ma una maggiore efficienza dovuta all’immediata disponibilità dei documenti a sistema.
I vantaggi finora ottenuti porteranno, in un secondo momento, alla conservazione sostitutiva di fatture passive, giornali bollati, libro inventari, giornale IVA, libro cespiti. L’obiettivo a lungo termine è quello di procedere alla conservazione sostitutiva di qualunque documento gestito dall’area Amministrazione e Finanza.
