La dematerializzazione è il risultato che si ottiene sostituendo i documenti cartacei con quelli digitali e comporta considerevoli vantaggi, in termini di riduzione dei costi e miglioramento dell’efficienza.

Studi condotti da NetConsulting (Osservatorio sul Documento Digitale, NetConsulting) evidenziano che una corretta dematerializzazione, a valle di una eventuale rivisitazione dei processi, permette risparmi significativi, non solo in termini di riduzione della carta, ma anche nella possibilità di ritrovare più facilmente i documenti, riducendone il rischio di perdita (un impiegato passa circa il 40% del tempo a cercare documenti cartacei).
L’evoluzione tecnologica e normativa rende oggi possibile adottare soluzioni di dematerializzazione, che consentono un risparmio notevole, grazie:

• all’eliminazione dei costi diretti ed indiretti: carta, stampa, fotocopiatura, invio documenti (tramite posta o altre modalità di recapito), conservazione (spazi fisici e personale) e ricerca (prevalentemente costi di personale)
• all’aumento dell’efficienza organizzativa: qualità e accuratezza dei dati e delle informazioni gestite, sicurezza e integrità del documento, tempi di svolgimento del processo, correlati a modalità di accesso e di ricerca dei documenti.

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