ASP: acronimo di Application Service Providing. Un servizio offerto in modalità ASP è un servizio totalmente a cura del fornitore che lo eroga dal proprio Data Center (nessun software viene installato presso il cliente) e, nello specifico, è una delle possibili modalità di fruizione del servizio di conservazione sostitutiva.

Certificato digitale: file che contiene la chiave pubblica e i dati che identificano il titolare; viene firmato digitalmente dall'Ente Certificatore, che lo rilascia solo dopo aver identificato con certezza il titolare stesso.

Certificato qualificato: insieme di informazioni che creano una stretta e affidabile correlazione fra una chiave pubblica e i dati che identificano il titolare. Contiene: dati che identificano chi rilascia il certificato, dati che identificano il titolare della chiave, la chiave pubblica del titolare, l'indicazione dei termini di validità del certificato.

Chiave privata: la chiave della coppia utilizzata nel processo di sottoscrizione di un documento informatico.

Chiave pubblica: la chiave della coppia utilizzata da chiunque esegua la verifica di una firma digitale.

Chiavi di ricerca: i dati che consentono di ricercare un documento all'interno di un gestore documentale. Nel caso di fatture attive e passive conservate in modalità sostitutiva sono gli elementi di identificazione che consentono di effettuare la ricerca di documenti all'interno del sistema di conservazione sostitutiva e sono, ad esempio: nome, cognome, denominazione, codice fiscale, partita IVA. Nel caso di scrittura contabile: tipologia di libro (giornale, inventari ecc.), anno di riferimento, altra periodicità di riferimento.

Codice eseguibile: istruzioni non sempre visibili all'utente, che consentono all'elaboratore di modificare il contenuto di un documento informatico.

Dematerializzazione: E' il risultato che si ottiene sostituendo i documenti cartacei con quelli digitali. Questo termine definisce il progressivo incremento della gestione documentale informatizzata all'interno delle strutture amministrative pubbliche e private e la sostituzione dei supporti tradizionali della documentazione amministrativa in favore del documento informatico a cui la normativa statale fin dal 1997 (articolo 15 comma 2 legge 15 marzo 1997 n. 59) ha confermato pieno valore giuridico.

Dispositivo di firma: insieme di dispositivi hardware e software che consentono di sottoscrivere con firma digitale documenti informatici. InfoCert offre due differenti dispositivi di firma digitale: Business Key e smart card.

Documento analogico: documento cartaceo. Il documento analogico può essere unico oppure non unico se, in questo secondo caso, è possibile risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui è obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi.

Documento analogico originale unico: ad esempio i libri sociali, il libro delle delibere assembleari. È necessaria la presenza di un pubblico ufficiale per la conservazione sostitutiva.

Documento analogico originale non unico: ad esempio la fattura, l'autofattura, le scritture contabili.

Documento informatico: rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti.

Documento statico: documento privo di elementi che ne possano modificare la rappresentazione dopo la generazione della firma.

Firma elettronica qualificata (o firma digitale): è la firma elettronica ottenuta attraverso una procedura informatica che garantisce la connessione univoca al firmatario, creata con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo e collegata ai dati ai quali si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati. E' basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma.

Hash: impronta del documento, ovvero insieme di caratteri che identificano univocamente il contenuto del file. Impronta: sequenza di numeri di lunghezza fissa che consentono di identificare in maniera univoca un file o un documento informatico.