Macroistruzioni: comandi interni a un documento elettronico che generano automaticamente modifiche o variazioni del contenuto al verificarsi di determinati eventi (es. aggiornamento della data quando il documento viene aperto, salvato o stampato).

Marca temporale: evidenza informatica che consente di rendere opponibile a terzi il riferimento temporale. In via esemplificativa, fornisce la prova della esistenza del documento al momento della generazione della marca temporale o, comunque, della formazione di un documento in un certo arco temporale. Deve contenere: data e ora della creazione della marca, nome dell'emittente della marca, impronta del documento cui la marca fa riferimento.

Pubblico ufficiale: notaio, cancelliere, segretario comunale, funzionario incaricato dal sindaco che provvede ad autenticare le copie dei documenti di cui ha in deposito gli originali.

PEC: acronimo di "posta elettronica certificata".

Riferimento temporale: informazione, contenente la data e l'ora, che viene associata a uno o più documenti informatici.

Riversamento diretto: trasferimento di un documento già conservato da un supporto di memorizzazione a un altro, senza alterarne la rappresentazione digitale.

Riversamento sostitutivo: trasferimento di un documento già conservato da un supporto di memorizzazione a un altro, modificando la rappresentazione informatica del suo contenuto.

Smart card: "carta intelligente" della stessa dimensione di una carta di credito, con un microchip che custodisce la chiave privata e il certificato digitale del titolare. Il microchip è in grado di effettuare al suo interno le operazioni di firma digitale di un documento elettronico.

Sottoscrizione elettronica: apposizione su un documento della firma elettronica qualificata per garantire la certezza dell'identità del firmatario e dell'integrità del documento.

Spool di stampa: sistema attraverso cui i documenti da stampare permangono in un'area del disco in attesa di essere inviati alla stampante ed eliminati via via che le stampe vengono prodotte.

Titolare di firma digitale: soggetto cui sono attribuite le firme digitali generate attraverso una determinata chiave associata a un determinato certificato.

Titolare di PEC: soggetto al quale viene assegnata una casella di Posta Elettronica Certificata.

Token: insieme di caratteri restituito dal gestore al cliente che caratterizza la locazione in cui il documento è stato archiviato a norma. Il token consente di risalire al documento originale.

Validazione temporale: risultato di una procedura informatica con cui si attribuisce, a uno o più documenti informatici, un riferimento temporale opponibile ai terzi.

Workflow: flusso di documenti e/o attività all'interno di un processo di lavoro.

Workflow documentale: flusso di documenti all'interno di un processo di lavoro.