Digitalizzazione delle notifiche elettorali per il Comune di Parma
Il Comune di Parma, con quasi 200.000 abitanti e circa 200 sezioni elettorali, è tra i principali capoluoghi italiani per popolazione e articolazione territoriale. Da anni impegnato in progetti di modernizzazione amministrativa, il Comune punta su innovazione e digitalizzazione per offrire servizi più efficienti ai cittadini e migliorare la gestione interna.
L'innovazione al servizio della comunità
L'innovazione al servizio della comunità
La Pubblica Amministrazione ha intrapreso un percorso di profonda trasformazione digitale. I Comuni, in particolare, si trovano oggi ad affrontare nuove sfide legate all’efficienza operativa, alla trasparenza e alla semplificazione dei rapporti con cittadini e imprese.
In questo contesto, la digitalizzazione rappresenta un’opportunità strategica e fondamentale per migliorare i servizi offerti, ridurre i tempi di gestione e garantire una comunicazione più sicura e tracciabile.
Strumenti come la PEC One-Shot si rivelano fondamentali per abilitare processi più snelli e conformi alle normative, soprattutto in ambiti come le notifiche, le comunicazioni ufficiali e l’invio di documentazione sensibile.
Tinexta Infocert, mette a disposizione della Pubblica Amminsitrazione soluzioni digitali innovative per semplificare l’interazione con i cittadini e ottimizzare i flussi documentali.Scopri come la PEC One-Shot può supportare il tuo ente nella transizione digitale, garantendo sicurezza, efficienza e valore.
Semplificare e digitalizzare la gestione delle nomine elettorali
Semplificare e digitalizzare la gestione delle nomine elettorali
In occasione delle tornate elettorali, il Comune di Parma si è trovato a notificare circa 900 convocazioni ai componenti dei seggi.
Fino a oggi, il processo si basava sulla consegna cartacea a domicilio da parte della Polizia Locale. Tuttavia, nella maggior parte dei casi i destinatari non risultavano presenti in casa, e per circa il 50% delle convocazioni si rendeva necessario lasciare un avviso di mancata consegna, invitando i nominati a recarsi personalmente in Comune per il ritiro.
Questo comportava un aumento delle rinunce e un aggravio delle attività di gestione per la Polizia Locale, che era costretta a svolgere queste attività fuori dall’orario lavorativo ordinario.
Le criticità principali includevano:
- Tempi ristretti per l’invio e la ricezione delle comunicazioni
- Rinunce frequenti e difficoltà di reperibilità dei nominati
- Carico burocratico elevato per l’Ufficio Elettorale e per la Polizia locale
- Incidenza economica per stampa delle nomine e della consegna a domicilio effettuata in straordinario
Per superare questi limiti, il Comune di Parma si è rivolto a Tinexta Infocert per individuare una soluzione digitale affidabile, conforme e a pieno valore legale
PEC One-Shot: la risposta semplice e legale alle nomine di seggio
Per semplificare e rendere più efficiente la gestione delle nomine ai componenti di seggio, Tinexta Infocert ha proposto una soluzione di invio digitale certificato che consente di raggiungere anche i destinatari privi di una casella PEC attiva.
La piattaforma PEC One-Shot permette l’invio digitale delle nomine a tutti i componenti del seggio, grazie alla creazione automatica di caselle PEC temporanee e monouso dedicate a ciascun destinatario. In questo modo è possibile contattare in modo efficace anche chi non dispone di una PEC.
Il sistema genera evidenze certificate relative a invio, ricezione, apertura e contenuto del messaggio, con pieno valore legale equiparabile a quello di una raccomandata A/R. La soluzione, validata da AgID, è conforme alla normativa vigente (art. 6 CAD) e garantisce una gestione centralizzata, integrata e completamente tracciabile delle comunicazioni, superando i limiti delle spedizioni cartacee e delle difficoltà legate alla reperibilità presso il domicilio.
Grazie all’adozione di PEC One-shot, il comune di Parma ha raggiunto importanti risultati già dopo il primo invio.
- Elevato tasso di engagement: Adoption immediata con il 90% dei destinatari raggiunti già al primo invio e possibilità di replicare facilmente il processo in occasione delle future tornate elettorali.
- Riduzione dei costi: Eliminazione delle spese legate alla stampa, all’imbustamento e al trasporto delle convocazioni.
- Maggiore velocità e tracciabilità: Accelerazione dei tempi di gestione nel rispetto delle scadenze normative e possibilità di monitorare in modo puntuale lo stato delle comunicazioni: invio, ricezione e apertura.
- Sostenibilità: Riduzione significativa del consumo di carta e delle emissioni di CO₂ legate al trasporto per la consegna a domicilio e agli spostamenti dei cittadini per il ritiro fisico presso gli sportelli.
- Accessibilità universale: Capacità di notificare anche ai cittadini che non dispongono di una PEC attiva, grazie alla creazione automatica di caselle PEC temporanee.
- Esperienza utente semplice e intuitiva : Un processo facile da utilizzare sia per il Comune sia per i destinatari, che consente di semplificare e migliorare l’interazione con i cittadini.
“Grazie alla collaborazione con Tinexta Infocert abbiamo trasformato un processo complesso in un’attività snella, tracciabile e sostenibile, con un significativo risparmio di tempo e la possibilità di replicare in modo semplice ed efficace la soluzione in tutte le future tornate elettorali.”
— Settore transizione digitale, Comune di Parma
