Tutto quello che devi sapere su Archivia Cloud
Tutto quello che devi sapere su Archivia Cloud
Il servizio
Il servizio
Archivia Cloud è il servizio di digitalizzazione e conservazione a norma offerto da InfoCert in partnership con CSA, leader italiano in materia di gestione documentale e Business Process Management.
Attraverso un processo di dematerializzazione dei documenti cartacei e di successiva conservazione a norma delle copie digitali sul servizio in cloud SAFE LTA, propone il superamento dell’archivio fisico in favore della creazione di un archivio digitale ordinato, accessibile e sicuro.
Il nostro partner CSA, da oltre 25 anni, mette in campo soluzioni tecnologiche e applicative pienamente conformi agli standard di sicurezza e qualità nei più disparati settori, quali: pubblica amministrazione, interforze, sanità, cultura, medie e grandi imprese.
Oltre ai 7 centri di archiviazione documentale e agli 8 centri di dematerializzazione dislocati su tutto il territorio nazionale, CSA detiene anche un centro di Ricerca Scientifica accreditato al Ministero dell’Università e della Ricerca, che testimonia il carattere efficiente, sostenibile e sempre orientato all’innovazione dell’azienda.
Le certificazioni ottenute da CSA:
Tutte le certificazioni riportate sopra garantiscono l’impegno costante di CSA nel miglioramento continuo dei processi interni, nell’adozione di procedure e politiche volte alla protezione delle informazioni sensibili e nell’adozione di pratiche sostenibili al fine di ridurre il proprio impatto ambientale.
Inoltre, tutti i dati personali dei clienti vengono gestiti dall’azienda secondo le normative nazionali e comunitarie, ai sensi del Codice della Privacy (D.Lgs 196/2013) e del Regolamento UE 2016/479 (GDPR).
Il processo di digitalizzazione
Il processo di digitalizzazione
La digitalizzazione semplice dei documenti cartacei è un processo articolato in 9 passaggi:
- Presa in carico delle unità documentarie presso il domicilio del cliente;
- Trasporto presso il Centro Deposito Archivi di CSA;
- Definizione della scheda di lavoro e riordino delle unità documentarie;
- Preparazione delle unità documentarie per la digitalizzazione massiva;
- Acquisizione ottica della documentazione;
- Controllo qualità delle immagini digitalizzate;
- Metadatazione (creazione, assegnazione e gestione di metadati)
- Caricamento delle unità documentarie digitalizzate su SAFE LTA, la soluzione in cloud di Tinexta Infocert per la conservazione a norma;
- Riconsegna della documentazione al cliente.
La digitalizzazione con certificazione di processo, al fine di garantire la piena valenza legale dei documenti digitalizzati, arricchisce alcune fasi degli step precedenti, in modo tale da consentire a processo concluso la distruzione dell’originale cartaceo grazie all’utilizzo della piattaforma software ProDe e del modulo CMM.
Per avere tutti i dettagli sulla digitalizzazione con certificazione di processo, clicca qui.
La conservazione a norma di legge
La conservazione a norma di legge
- Garantire autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità di tutti i documenti;
- Mantenerne il loro valore legale nel tempo.
Tutti i vantaggi di Archivia Cloud
Tutti i vantaggi di Archivia Cloud
Aumento dell’accessibilità e della fruibilità dei documenti
Riduzione del rischio di perdita, danneggiamento o furto dei documenti
Massima valorizzazione del cartaceo
Maggiore efficienza operativa
Ottimizzazione degli spazi
Riduzione dei costi di gestione della carta
Per cosa utilizzare Archivia Cloud
Per cosa utilizzare Archivia Cloud
Documenti fiscali e contabili
Per digitalizzare tutti i documenti fondamentali per la corretta tenuta della contabilità e per l’adempimento degli obblighi fiscali.
Fascicolo legale
Per organizzare e mantenere sempre aggiornati i fascicoli legali, registrando e classificando i documenti relativi a una specifica pratica o causa legale.
