PEC: Cos'è la Posta Elettronica Certificata - Guida completa

1. Cos'è la PEC (Posta Elettronica Certificata)?

La PEC è un sistema di posta elettronica certificata che conferisce valore legale equivalente a una raccomandata con ricevuta di ritorno. Certifica data e ora del messaggio, garantendo piena validità giuridica delle comunicazioni digitali.

Definizione completa

La Posta Elettronica Certificata Tinexta Infocert rappresenta l'evoluzione digitale della raccomandata tradizionale. A differenza di una e-mail normale, la casella PEC, certifica con valore legale ogni fase della comunicazione: dall'invio alla ricezione, garantendo l'integrità del contenuto e l'identità certa del mittente.

Il sistema PEC italiano è regolamentato da AgID (Agenzia per l'Italia Digitale) secondo le norme del Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD), del DPR 68/2005 e del regolamento europeo eIDAS.

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Guarda il video: che cos'è la PEC e come funziona

Caratteristiche principali

• Valore legale: opponibile a terzi in tribunale
• Certificazione temporale: data, ora di invio e consegna attestate
• Integrità garantita: messaggio non alterabile

A cosa serve la PEC nella pratica

La PEC Legalmail è utilizzata per tutte le comunicazioni ufficiali che richiedono certezza legale:

• Disdette contrattuali - Contratti di lavoro, affitto, utenze (scopri quando usare la PEC per disdette)
• Comunicazioni con banche e assicurazioni - Reclami, modifiche contrattuali
• Invio di fatture elettroniche - La fatturazione elettronica via PEC è obbligatoria per molte categorie
• Notifiche legali e atti processuali - Con relata di notifica a mezzo PEC
• Comunicazioni con la Pubblica Amministrazione - Richieste, istanze, certificati tramite gli indirizzi reperibili su IndicePA
• Comunicazioni al Registro Imprese - obbligatorie per Camera di Commercio
• Stipula di contratti digitali - Con validità giuridica completa

2. Come funziona la PEC: il valore legale

Il valore legale della PEC deriva da un processo di certificazione end-to-end gestito da provider accreditati AgID come Tinexta Infocert, che generano due ricevute firmate digitalmente: una di accettazione (invio) e una di avvenuta consegna (ricezione).

Il processo di certificazione in 4 fasi

Fase 1: invio del messaggio

Quando invii un’e-mail dalla tua casella PEC Legalmail, il gestore prende in carico il messaggio e lo inserisce in una "busta di trasporto" criptata con firma digitale.

Fase 2: ricevuta di accettazione

Il gestore mittente genera immediatamente una ricevuta di accettazione firmata digitalmente che attesta:

• Data e ora esatta della presa in carico
• Contenuto del messaggio (hash crittografico)
• Identità certificata del mittente

Questa ricevuta PEC ha valore legale di prova dell'invio.

Fase 3: consegna certificata

Il messaggio viene trasmesso al gestore del destinatario attraverso canali sicuri e verificati secondo gli standard e le regole tecniche AgID.

Fase 4: ricevuta di avvenuta consegna

Il gestore del destinatario deposita il messaggio nella casella e genera la ricevuta di avvenuta consegna, che certifica:

• Data e ora esatta del deposito nella casella PEC
• Identità del destinatario
• Avvenuta messa a disposizione del messaggio

Quando si perfeziona la notifica?

Punto cruciale: la notifica è legalmente perfezionata nel momento in cui viene generata la ricevuta di consegna, indipendentemente dall'effettiva lettura del messaggio da parte del destinatario.

Questo significa che anche se il destinatario non apre mai l’e-mail, la comunicazione ha pieno valore legale dal momento della consegna certificata nella sua casella.

Approfondisci: il destinatario può negare di aver ricevuto un messaggio PEC?

Chi regola il sistema PEC?

Il sistema di posta certificata italiano è regolamentato da AgID (Agenzia per l'Italia Digitale), che gestisce anche l'elenco dei gestori accreditati e si basa su due registri nazionali:

• INI-PEC: registro degli indirizzi PEC di imprese e professionisti
• INAD: indice nazionale dei domicili digitali per cittadini ed enti

Puoi verificare gratuitamente l'indirizzo PEC ufficiale di qualsiasi impresa o professionista consultando INI-PEC: come verificare la validità di un indirizzo PEC.

3. A chi serve la PEC: obblighi normativi

La PEC è obbligatoria per tutte le imprese, ditte individuali, professionisti iscritti ad albi e Pubblica Amministrazione. Dal 2025 è obbligatoria anche per gli amministratori di società. È fortemente consigliata per i cittadini privati.

PEC obbligatoria per imprese e società

Come stabilito dalla Legge 2/2009, tutte le società (SRL, SPA, SNC, SAS), ditte individuali, cooperative e consorzi devono possedere un indirizzo PEC e comunicarlo al Registro delle Imprese. Le sanzioni per inadempienza possono essere significative.

Approfondisci: PEC obbligatoria per imprese e obbligo normativo PEC.

PEC obbligatoria per professionisti

Tutte le categorie iscritte ad albi (Avvocati, Commercialisti, Ingegneri, Medici, Geometri, etc.) devono avere una PEC, indipendentemente dall'effettivo esercizio della professione.

Consulta le guide specifiche per:

• Avvocati
• Commercialisti
• Consulenti del lavoro

Novità 2025: PEC obbligatoria per Rappresentanti legali di impresa

Dal 1° gennaio 2025, tutti i Rappresentanti legali di impresa devono avere una PEC personale e comunicarla al Registro delle Imprese entro il 31 dicembre 2025

Per saperne di più, leggi le guide su:

• PEC amministratori: obbligo 2025
• Pillole normative

PEC e Domicilio Digitale

La casella PEC può essere usata come domicilio digitale registrandola gratis su INAD (Indice Nazionale dei Domicili Digitali) per ricevere comunicazioni ufficiali dalla PA in formato elettronico.

Scopri le differenze tra PEC e domicilio digitale.

4. PEC vs e-mail tradizionale

La differenza principale è il valore legale. Una PEC equivale a una raccomandata A/R con prova opponibile in tribunale, mentre un'e-mail normale non ha alcuna validità legale e può essere facilmente falsificata.

Tabella comparativa

Posso inviare una PEC a Gmail o Outlook?

Sì, ma con limitazioni importanti. Puoi inviare da una casella PEC a un indirizzo e-mail tradizionale, ma non riceverai la ricevuta di avvenuta consegna e la comunicazione non avrà valore legale completo. Per comunicazioni con valore legale, l'invio deve avvenire tra due caselle PEC.

Approfondisci: invio PEC verso indirizzi non certificati.

5. Casi d'uso pratici

Per professionisti e freelance

• Fatturazione elettronica: obbligatoria per ricevere e inviare fatture B2B, certificando data e consegna
• Comunicazioni con Ordini Professionali: per iscrizioni, cancellazioni e comunicazioni disciplinari
• Atti processuali: per inviare atti con relata di notifica a valore legale

Per imprese e società

• Comunicazioni con la Camera di Commercio: per variazioni societarie, bilanci e altre pratiche obbligatorie
• Gestione CDA e assemblee: per convocazioni e invio di verbali con data certa
• Contrattualistica B2B: per inviare proposte, accettazioni e recessi con valore legale

Per cittadini privati

• Disdette di contratti: per utenze, affitto, assicurazioni, con prova certa della data di invio
• Reclami a banche e assicurazioni: per avviare procedure formali che richiedono una risposta
• Richieste alla Pubblica Amministrazione: per istanze, accesso agli atti e richieste di certificati

6. Come attivare la PEC Legalmail

Attivare una casella PEC Legalmail è semplice e veloce. Seleziona il piano tra quelli proposti e completa l’attivazione caricando i tuoi documenti di identità.Il processo richiede 5-10 minuti.

Processo di attivazione passo-passo

1. Scegli il piano

   Valuta lo spazio, il numero di invii e i servizi aggiuntivi. Confronta tutti i piani.

2. Completa l’attivazione

   Scegli l’indirizzo PEC che preferisci con il domino Legalmail e procedi con l’acquisto. Carica poi il documento di identità del titolare della PEC e procedi con l’attivazione.

3. Ricevi la conferma attivazione tramite e-mail

   Accedi con l’e-mail e la password che hai scelto in fase di attivazione

4. Sei pronto ad usare la tua nuova casella PEC

   Se vuoi, puoi configurare la PEC su Outlook, smartphone o altri client. Leggi la guida alla configurazione.

7. Risoluzione problemi comuni

Non riesco ad accedere alla PEC

Se visualizzi l'errore "Identificazione utente errata", verifica che l'username (l'indirizzo PEC completo) e la password siano corretti, facendo attenzione a maiuscole e minuscole. Se il problema persiste, utilizza la funzione di recupero password.

Guida completa ai problemi di accesso.

Non ricevo più e-mail sulla PEC

Le cause più comuni sono la casella di posta piena o filtri antispam troppo restrittivi. Controlla lo spazio di archiviazione disponibile e la cartella spam. Se la casella è piena, dovrai archiviare o eliminare vecchi messaggi, oppure aumentare lo spazio.

Leggi la guida per risolvere.

Il messaggio PEC non è stato consegnato

Se ricevi un avviso di mancata consegna, le cause possono essere: indirizzo del destinatario errato, casella del destinatario piena o disattivata. Verifica sempre l'indirizzo del destinatario sul registro INI-PEC.

Scopri di più sulla mancata consegna.

8. Sicurezza: difendersi dalle truffe

La PEC è un bersaglio comune per tentativi di phishing. Presta attenzione alle e-mail che creano un senso di urgenza, contengono errori grammaticali o richiedono dati sensibili.

Come verificare una PEC autentica

• Verifica il mittente: controlla sempre che l'indirizzo PEC del mittente sia presente nel registro pubblico INI-PEC
• Non cliccare su link sospetti: passa il mouse sopra i link per vedere l'URL di destinazione prima di cliccare
• Controlla gli allegati: non aprire mai file con estensioni sospette (es. .exe, .zip)
• Attiva Phishing Protection: considera l'attivazione di servizi di sicurezza aggiuntivi come Phishing Protection di Legalmail

Approfondisci: come riconoscere una PEC falsa.

9. Il futuro: PEC Europea (REM)

La PEC italiana si sta evolvendo per diventare conforme allo standard europeo eIDAS, trasformandosi in PEC Europea o REM (Registered Electronic Mail). Questo garantirà l'interoperabilità e il pieno valore legale delle comunicazioni in tutti i 27 Stati membri dell'UE.

Cosa cambia con la PEC Europea?

• Validità transfrontaliera: avrà lo stesso valore legale di una raccomandata in tutta l'Unione Europea
• Identificazione certa: l'identità del titolare (mittente e destinatario) sarà verificata con maggiore rigore, tramite SPID, CIE o altri metodi riconosciuti a livello europeo
• Sicurezza rafforzata: l'autenticazione a due fattori (2FA) diventerà obbligatoria per accedere alla casella

La transizione è in corso e si completerà nei prossimi anni. Le attuali caselle Legalmail saranno aggiornate per essere conformi al nuovo standard.

Scopri tutto sulla PEC Europea.

10. Domande frequenti (FAQ)