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Che cos'è la conservazione digitale?
La conservazione digitale è quel processo “disciplinato” che permette di conservare i documenti in formato digitale consentendo, nei casi previsti dalla norma, di distruggere l’originale cartaceo o di non procedere con la sua stampa. Serve a garantire autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti.
Quali strumenti servono per conservare i documenti a norma?
“Conservazione digitale” significa quindi “sostituire i documenti cartacei, con lo stesso documento in formato digitale” la cui valenza legale di forma, contenuto e tempo è testimoniata con una firma digitale e una marca temporale.
Il processo di conservazione comprende automaticamente:
- la firma digitale, ossia quella firma elettronica che si applica ai documenti informatici, esattamente come la firma tradizionale (autografa) viene apposta sui documenti cartacei;
- la marca temporale, ossia una successione di caratteri che rappresentano una data e/o un orario per assodare l’effettivo avvenimento di un’attività/evento.
L’unione della firma digitale alla marca temporale consente di mantenere invariati nel tempo l’immodificabilità, l’autenticità, la reperibilità, il valore legale, la sicurezza, la leggibilità, l’integrità dei documenti conservati.
Qual è la differenza tra archiviazione e conservazione?
InfoCert conservatore accreditato
InfoCert conservatore accreditato
InfoCert dal 2014 è tra le prime aziende italiane accreditate dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) come Conservatore, requisito normativo necessario per erogare servizi di Conservazione Digitale a norma per la Pubblica Amministrazione.
La mission aziendale si declina, quindi, anche nel servizio di Conservazione: innovazione, sicurezza, affidabilità e conformità normativa, con lo scopo di assicurare la corretta gestione, archiviazione e conservazione dei documenti informatici di diversi soggetti produttori, assicurando l’esibizione a norma dei documenti conservati e la consulenza specialistica su progetti di paperless design.
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I vantaggi e i benefici della conservazione digitale
I vantaggi e i benefici della conservazione digitale
Efficienza gestionale
- Rapidità nel reperimento dei documenti e delle informazioni in esso contenute;
- Efficienza dell’organizzazione in termini di modernità organizzativa e gestionale, rapidità e disponibilità;
- Maggiore controllo dei processi documentali.
Riduzione di tempi e di costi
- Spazi dedicati all’archivio dei documenti;
- Tempo dedicato alla gestione, con recupero di personale ed attività produttive;
- Tempi di svolgimento delle attività relative ai documenti;
- Impatto organizzativo delle visite ispettive da parte degli organi competenti.
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Formati standard della conservazione digitale
Formati standard della conservazione digitale
Per conservare a norma è fondamentale usare i seguenti formati (tale elenco verrà periodicamente aggiornato seguendo l’evoluzione normativa):
- PDF – PDF/A
- TIFF
- JPG
- Office Open XML (OOXML)
- Open Document Format
- XML
- TXT
- Formati Messaggi di posta elettronica (RFC 2822/MIME)
Tipologia di documenti da conservare
Tipologia di documenti da conservare
Di seguito riportiamo la lista dei documenti che possono essere conservati in modalità digitale:
- libro giornale e libro degli inventari
- scritture ausiliarie in cui registrare elementi patrimoniali e reddituali
- scritture ausiliarie di magazzino
- registro dei beni ammortizzabili
- registri prescritti ai fini IVA: acquisti, corrispettivi, fatture emesse
- dichiarazioni fiscali (UNICO, 730, 770)
- modelli di pagamento (F23 e F24)
- libri sociali
- bilancio d’esercizio: stato patrimoniale, conto economico, nota integrativa
- relazione sulla gestione, relazione dei sindaci e dei revisori contabili
- fatture attive e passive, anche sotto forma di conto, nota, parcella e simili
- ricevute fiscali e scontrini fiscali
- documenti di trasporto (DDT)
- scritture e documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie
- nel settore doganale, delle accise e delle imposte di consumo
- libro paga e libro matricola (conservazione secondo C.M. 33/03 Min. Lavoro)
- fattura elettronica PA attiva
- fattura elettronica PA passiva
- notifica fattura elettronica PA attiva
- notifica fattura elettronica PA passiva
- contratto
- deliberazione di giunta e di consiglio
- determinazione dirigenziale
- registro giornaliero di protocollo
- fascicolo elettorale elettronico
- documento protocollato
Oltre alle tipologie documentali standard, è poi possibile richiedere a InfoCert la creazione di tipologie documentali nuove, che rispondano completamente alle esigenze di chi le richiede, concordando i metadati e le modalità di invio.
