Responsabile della conservazione

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Il responsabile della conservazione

Il responsabile della conservazione
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Chi è? È una figura chiave e strategica necessaria ad ogni ente pubblico, azienda o studio professionale.

Cosa fa? Gestisce tutti i flussi informativi e documentali, sia in entrata che in uscita, attesta il corretto svolgimento del processo di conservazione applicando la propria firma digitale e il riferimento temporale sul documento conservato o da conservare.

Perché lo fa? L’obiettivo del responsabile della conservazione è quello di definire e realizzare il processo per la lavorazione dei documenti che devono essere conservati a norma.

Delegare la tua conservazione ad un soggetto specializzato ti permette di:

  • Risparmiare sui costi produttivi, implementare un’area dedicata comporta costi in termini strategici e di risorse;
  • Limitare i rischi e gli oneri relativi all’attività.

I compiti del Responsabile della conservazione

I compiti del Responsabile della conservazione
  • Definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti da conservare, della quale tiene evidenza, in conformità alla normativa vigente;
  • Gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla normativa vigente;
  • Genera il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione;
  • Genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione;
  • Effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione;
  • Assicura la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità degli archivi e della leggibilità degli stessi;
  • Al fine di garantire la conservazione e l’accesso ai documenti informatici, adotta misure per rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalità;
  • Adotta analoghe misure con riguardo all’obsolescenza dei formati;
  • Provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all’evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione;
  • Adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione ai sensi dell’art. 12;
  • Assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività al medesimo attribuite;
  • Assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza;
  • Provvede, per gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato, al versamento dei documenti conservati all’archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato secondo quanto previsto dalle norme vigenti;
  • Predispone il manuale di conservazione di cui all’art. 8 e ne cura l’aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.

InfoCert come responsabile della tua conservazione a norma

InfoCert come responsabile della tua conservazione a norma
  • Offriamo garanzie tecnologiche e di sistema in relazione agli standard di sicurezza informatica, con particolare attenzione alla PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI E DELLE INFORMAZIONI SCAMBIATE;
  • Siamo in grado di fornire servizi altamente qualificati;
  • Siamo una CA e quindi conosciamo perfettamente la normativa di riferimento;
  • Oltre al servizio di conservazione offriamo tutti gli strumenti per l’attività (firma e marcatura temporale);
  • Siamo certificati Sistema di Gestione Ambientale ISO 14001:2013, System Management Service ISO 20000:2011, Sistemi di Gestione per la Qualità ISO 9001:2008, Sicurezza delle Informazioni ISO 27001:2005.
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