Il Responsabile della conservazione

Il responsabile della conservazione

Chi è? È una figura chiave e strategica necessaria ad ogni ente pubblico, azienda o studio professionale.

Cosa fa? Gestisce tutti i flussi informativi e documentali, sia in entrata che in uscita, attesta il corretto svolgimento del processo di conservazione applicando la propria firma digitale e il riferimento temporale sul documento conservato o da conservare.

Perché lo fa? L’obiettivo del responsabile della conservazione è quello di definire e realizzare il processo per la lavorazione dei documenti che devono essere conservati a norma.

Delegare la tua conservazione ad un soggetto specializzato ti permette di:

Risparmiare sui costi produttivi, implementare un’area dedicata comporta costi in termini strategici e di risorse;
Limitare i rischi e gli oneri relativi all’attività.

I compiti del Responsabile della conservazione

Definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti da conservare, della quale tiene evidenza, in conformità alla normativa vigente;
Gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla normativa vigente;
Genera il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione;
Genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione;
Effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione;
Assicura la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità degli archivi e della leggibilità degli stessi;
Al fine di garantire la conservazione e l’accesso ai documenti informatici, adotta misure per rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalità;
Adotta analoghe misure con riguardo all’obsolescenza dei formati;
Provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all’evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione;
Adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione ai sensi dell’art. 12;
Assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività al medesimo attribuite;
Assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza;
Provvede, per gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato, al versamento dei documenti conservati all’archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato secondo quanto previsto dalle norme vigenti;
Predispone il manuale di conservazione di cui all’art. 8 e ne cura l’aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.

InfoCert come responsabile della tua conservazione a norma

Offriamo garanzie tecnologiche e di sistema in relazione agli standard di sicurezza informatica, con particolare attenzione alla PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI E DELLE INFORMAZIONI SCAMBIATE;
Siamo in grado di fornire servizi altamente qualificati;
Siamo una CA e quindi conosciamo perfettamente la normativa di riferimento;
Oltre al servizio di conservazione offriamo tutti gli strumenti per l’attività (firma e marcatura temporale);
Siamo certificati Sistema di Gestione Ambientale ISO 14001:2013, System Management Service ISO 20000:2011, Sistemi di Gestione per la Qualità ISO 9001:2008, Sicurezza delle Informazioni ISO 27001:2005.

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